آیا قدردانی از کارهای مثبت کارمندان، آنان را تشویق می‌کند که از قابلیت‌های مثبت خود بیشتر و بهتر استفاده نمایند؟ یا اینکه این عقیده و فرضیه، یک اظهار نظر کلیشه‌ای بدون اساس بیش نیست؟ آیا برنامه‌ریزی شما برای درک زحمات کارمندان، صرفا یک تعریف و تمجید سطحی به منظور ارضای نیاز آنها برای تشویق شدن است؟
ناامید نشوید، چرا که بسیاری از سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف،با این مشکل روبه‌رو هستند. همه‌ی افراد دوست دارند که به خاطر تلاش‌هایی که انجام می‌دهند، مورد تشویق و ترغیب قرار گیرند، اما این تنها در صورتی کارساز است که به واقع مورد تشویق قرار گرفته و یا جوایزی نیز به آنها تعلق گیرد. بسیاری از شرکت‌ها، دارای یک برنامه ریزی مدون برای تشویق کارکنان، مانند برگزاری ضیافت‌هایی جهت اعطای جایزه به کارکنان برتر، جوایز مربوط به بالاترین رقم فروش در سال و همچنین اعطای تشویق نامه‌های خاص می‌باشند.
اما بسیاری از این برنامه‌های کلی، به بسیاری از دلایل ممکن است مکفی نباشند. این دلایل عبارتند از:
- این جوایز معمولا توسط مدیریت اعطا می‌گردد که همین مساله، به علت فاصله‌ی زیاد در سلسله مراتب طرفین، باعث عدم کارآیی اقدام می‌گردد.
- اغلب جوایز کوچکی برای موفقیت‌های بزرگ در نظر گرفته می‌شوند، که می‌تواند تحقیرآمیز به نظر برسد.
- موفقیت‌های بدست آمده، معمولا حاصل یک کار گروهی است، بنابراین اعطای جایزه تنها به یک نفر، موجب ایجاد رنجش و در بعضی موارد، تنفر در دیگر افراد گروه خواهد شد.
- این تشویق‌ها و جوایز، ممکن است باعث ایجاد رقابت‌های منفی و حتا حسادت گردد.
- این جوایز معمولا به طور سالانه و یا نیم سالانه اعطا گردند، اما ترغیب کارکنان برای کارآیی بهتر، یک نیاز روزانه است.
- معمولا افزایش حقوق کارکنان، که باعث به حرکت در آوردن آنها برای استفاده‌ی هرچه بیشتر از قابلیت هایشان می‌گردد، به ندرت رخ می‌دهد.
- معمولا بهترین کارکنان، در هر دوره افراد مشخصی هستند، بنابراین سیستم تشویق کارکنان به صورت رسمی، ممکن است تبدیل به برنامه‌ای شود که هر بار افراد مشابه‌ی را تشویق می‌نماید و همین، باعث رنجش بیشتر کارکنان دیگر خواهد بود.
- در آخر، معمول‌ترین ایراد برنامه های اعطای جایزه به کارکنان، این است که اغلب کارکنان برای انجام اموری که در اصل وظیفه‌ی آنها به شمار می‌آید، مورد تشویق قرار می گیرند.
» چرا سیستم تشویق رسمی، این قدر مرسوم است؟
در واقع، اصلی‌ترین مزیت آن، همان رسمی بودن این مراسم است که اجرای آن را آسان می‌سازد. در چنین مراسمی، تنها کاری که باید انجام دهید، این است که تعیین کنید کارمندان، چقدر به اهداف تعیین شده، نزدیک (و یا دور) شده‌اند، بهترین افرادی که در راه رسیدن به این اهداف تلاش نموده‌اند چه کسانی هستند و دست آخر، آنها را با ارایه‌ی جوایز همیشگی تشویق نمایید.
ولی این مزیت، در واقع بزرگ‌ترین نقطه ضعف آن نیز هست، چرا که جوایز رسمی، به همان صورت رسمی نیز تاثیرگذار خواهند بود. این مراسم، در واقع «تشویق در مقیاس کلان» به شمار می‌آید و می‌تواند بسیار غیر شخصی بوده و قدرت‌های افراد، موفقیت‌های آنان یا تلاش‌های کارکنان را به کلی نادیده بگیرد.
- ❌ بنابراین سیستم تشویق رسمی، تنها به بخشی جزیی از کار (معمولا آنچه که باعث افزایش منافع شرکت می‌گردد، مانند موفقیت‌های فروش) و افراد معدودی که در این رابطه تلاش نموده‌اند، توجه دارد.
- ✔️ اما از طرفی دیگر، برنامه‌ریزی‌هایی که برای تشویق غیر رسمی کارکنان تدوین می‌گردد، بر روی تلاش‌های خالصانه، خود خواسته و با انگیزه‌های شخصی کارکنان تکیه می‌نماید.
در ادامه قصد داریم تا پیشنهادهایی برای ایجاد یک روش شخصی‌تر برای تشویق کارکنان ارایه دهیم و همچنین «مشاهده‌ی تاثیر آن در عملکرد» آنها در انجام وظایف‌شان را بررسی کنیم.
» هنر درک قابلیت‌های دیگران
درک قابلیت‌های دیگران، بی شک هنر سازنده‌ای است. مدیران بایستی متوجه اقدامات مثبت کارمندان خود شده و آنها را پرورش دهند. ولی به راستی چه تعدادی از مدیران، درک قابلیت‌های دیگران را به عنوان یکی از وظایف خود قلمداد می‌کنند؟
مطمئنا تعداد آنها چندان زیاد نیست. در واقع ارزش نهادن به تلاش‌های دیگران، یک هنر محسوب می‌شود. مناسب‌ترین تشویق‌ها، آنهایی هستند که به طور خصوصی و بر اساس شخصیت و رفتار کارکنان در نظر گرفته شده باشند.
» سیستم تشویق اختصاصی
یک سیستم تشویق اختصاصی، بایستی چنین باشد:
در یک جلسه توجیهی، از هریک از کارمندان خود بخواهید که در نظر دارد چه اقدامی را در یک دوره‌ی زمانی مشخص، مثلا یک هفته، یک ماه یا یک سال، به نتیجه برساند. به او این فرصت را بدهید که اهداف خود را تعیین نماید (این امر ممکن است چیزی به سادگی این باشد: «دسته‌بندی مشتریان بر اساس شهر محل سکونت در یک فایل»).
مطمئن شوید که هدف تعیین شده و نتایج حاصله از آن، برای شما واضح باشد.
یک بازه زمانی برای کارمند خود برای انجام هدف مورد نظر، تعریف نمایید. در نهایت، آنچه که از بیشترین اهمیت برخوردار است، این است که از وی بپرسید که چه تشویق یا جایزه‌ای را برای این موفقیت ترجیح می‌دهد؟ مثلا ممکن است توقع او در این حد باشد که کمی زودتر کار را تعطیل کند تا به دیدن جشن مدرسه‌ی دخترش برود. می‌بینید که کارمند، هدف و جایزه‌اش را خودش تعیین می‌کند.
برای اینکه یک هدف، موثر باشد، بایستی قابل ارزیابی بوده و محدوده‌ی زمانی خاصی برای آن تعیین شود. ما قادر نخواهیم بود که مفاهیم غیر قابل لمس در کار را اندازه‌گیری کنیم، به همین دلیل بسیار مهم است که کارمندان نحوه‌ی ارزیابی فعالیت‌های خود را در دستیابی به هدف مورد نظر، بدانند.
اگر کارمندان یک کمپانی آن را دوست نداشته باشند، بعید است که مشتریان نیز روی خوشی به آن کمپانی نشان بدهند.
سایمون سینک
» بر روی مسایل غیر ملموس تکیه کنید
بسیاری از ارزیابی‌های انجام شده بر روی کارآیی افراد، عملکردهای فکری آنان را، مانند مقایسه، تجزیه و تحلیل، هماهنگی و تهیه‌ی اطلاعات، در نظر می‌گیرد. این مسایل ممکن است بخش‌های مهمی از کار را تشکیل دهند، اما تمام جوانب را پوشش نمی‌دهند.
طی بررسی‌هایی که بر روی ۱۵۰ نفر از مدیران شرکت‌های تراز اول صورت گرفته است، ۸۵ درصد از این افراد اظهار داشتند که در زمان ارزشیابی متقاضیان کار، افرادی را انتخاب می‌نمایند که دارای «مهارت‌های ظریف» مانند سرعت انتقال در کار و مهارت‌های ارتباطی باشند.
درادامه ۶۸ درصد از این افراد اظهار داشته‌اند که این مهارت‌های ظریف، امروزه دارای اهمیت بیشتری نسبت به پنج سال گذشته می‌باشد. با این وجود، سازمان‌ها معمولا به ندرت از این مهارت‌های ظریف به عنوان راهکارهایی برای ارتباط با دیگران و حل مشکلات، قدردانی کرده و آنها را پرورش می‌دهند.
احتمالا علت این است که چنین مهارت‌هایی به سختی قابل تشخیص و ارزیابی هستند. پس به راستی چطور می‌توان این مهارت‌ها را ارزیابی نمود؟ سعی کنید این مهارت‌ها را در افراد مشخص نموده و به پرورش این قابلیت‌ها در کارمندان خود، کمک نمایید. از آنان بخواهید که در مورد شرایط مختلف صحبت نمایند. به عنوان مثال می‌توانید بپرسید:
- در شرایطی که باعث آزارت شده بود، چطور رفتار کردی؟
- اگر مجبور باشی که مشخصات خودت را در سه کلمه بگنجانی، این کلمات چه خواهند بود؟ ( این سوال به کارکنان کمک می‌نماید که اعتماد به نفس خود را تقویت نمایند.)
- راجع به شرایط بحرانی که در این هفته با آن مواجه بودی، صحبت کن. این شرایط در چه موردی بوده و عواقب آن چه بوده است.
- دو یا سه مورد از کارهایی که چندان تمایلی به انجام آنها نداری، نام ببر. در مواردی که مجبور باشی چنین کارهایی را انجام دهی، چطور انگیزه‌ی خود را در رابطه با اتمام این کار حفظ می‌کنی؟ (این سوال به تقویت انگیزه‌های شخصی می‌نماید.)
بررسی عکس العمل‌های شخصی، به کارکنان کمک می‌نماید که پیشرفت خود را در جهت بهبود رفتارهای شخصی محک بزنند. اولین قدم، تشخیص مهارت‌های ظریفی است که نیاز به تقویت بیشتر دارند و مرحله‌ی بعدی، تقویت این مهارت‌ها می‌باشد. برای تقویت این مهارت‌ها، می‌توانید اهدافی را مانند نحوه‌ی واکنش در مورد اختلافات، مدیریت خطر و دیگر موارد، تعیین نمایید. از کارکنان خود بخواهید که در مورد اهدافی که دنبال می‌کنند و موفقیت‌هایی که در این زمینه کسب نموده‌اند، به طور هفتگی یا ماهانه به شما گزارش دهند.
می توانید حتی جوایز سالانه‌ای برای مواردی چون نشان دادن خلاقیت‌های شخصی، پذیرش خطر، شرکت در کار گروهی و غیره، در نظر بگیرید. کارکنان نیز می‌توانند جهت انتخاب همکارانشان، سالانه برای هریک از این زمینه‌ها رای دهند.
از کارکنان بخواهید که علت رای دادن به اشخاص را معین نمایند، این امر موجب ایجاد تصویر روشنی از نحوه‌ی همکاری کارکنان برای شما شده و کمک می‌نماید که دیگران را نیز در به کارگیری عملکردهایشان، نظارت نمایید. همچنین می‌توانید از بازخورد این اقدامات برای تشویق کارکنان در اهداف بعدی‌شان، استفاده نمایید.
» تشویق ها را شخصی نمایید
حقیقتا تنها یک راه برای قدردانی از افراد در رابطه با بهبود مهارت‌های ظریفشان وجود دارد بایستی آنان را در موقعیتی قرار دهید که وظایف خود را به خوبی انجام دهند و از آنان با جوایزی غیر رسمی و شخصی مانند آنچه که در ادامه اشاره خواهیم کرد، قدردانی نمایید. برای افزایش تاثیر گذاری این اقدامات، بایستی اطمینان حاصل نمایید که این تشویق‌ها، کاملا شخصی هستند.
کمی در مورد خصوصیات فردی کارمند خود فکر کنید و سعی کنید برای تعیین جوایز در مورد نیازهای هریک از افراد، خلاقیت به خرج دهید. مثلا اگر کارمند شما پسری دارد که به فوتبال علاقه‌مند است، می‌توانید با ارایه‌ی بلیط یکی از بازی‌های فوتبال، از او قدردانی کنید و یا اگر کارمند دیگری دارید که دخترش در شرف ازدواج است، می‌توانید امکان بازدید از یک نمایشگاه لباس عروس و یا لوازم منزل را برای او فراهم آورید. کارکنان دیگر نیز ممکن است مایل باشند در کاری گروهی در این رابطه، مانند تهیه‌ی یک کتاب راجع به رفتار با جوانان، مسایل ورزشی و یا مواظبت از والدین سالمند، همکاری نمایند.
برای اینکه بتوانید نیازهای افراد را به درستی درک کنید، بایستی شخصا کارکنان خود را شناخته و در مورد راه‌های تشویق او، خلاقیت داشته باشید.
» فرهنگ قدردانی
بهترین شکل قدردانی از افراد، بر پایه‌ی این نظریه استوار است که افراد به این علت کار می‌کنند که از نظر روحی به کار کردن نیاز دارند. این دیدگاه، افراد را چیزی غیر از یک چک پرداخت حقوق در پایان ماه و یا یک جایزه در پایان پروژه، در نظر می‌گیرد.
بسیاری از افراد، کار را به خاطر انگیزه هایی غیر از اینها انجام می‌دهند، اما گاهی اوقات نیز، محیط کاری آنان را تشویق به انجام کار می‌نماید. نفس کار و موفقیت‌های حاصل از انجام آن، اموری طبیعی بوده و بایستی به همین صورت نیز با آن رفتار شود.
الفی کوهن (Alfie Kohn) در کتاب خود با نام «تنبیه با پاداش» می‌گوید :
هنگامی که احساس مسوولیت در کار، علاقه‌ی ذاتی به یادگیری و اشتیاق به انجام کار، بخشی از وجود انسان در نظر گرفته شود، غیر از این فرض کردن انگیزه‌های افراد، صورتی غیر انسانی به خود خواهد گرفت.
سازمان خود را طوری در نظر بگیرید که تشویق کارکنان در آن به صورت امری روزمره باشد که در آن، افراد دایما در حال تشویق یکدیگر هستند. احتیاجی نیست فردی که بخواهد دیگری را تشویق کند، حتما سمت مدیریت داشته باشد.
کارکنان از جزییات پروژه‌ها و وظایف مختلفی که همکارانشان در آن شرکت داشته و قابلیت‌های مناسب را دارا می‌باشند، مطلع بوده و دید مناسبی از عملکرد مناسب آنان دارند. این فرهنگ، فرض را بر این می‌گذارد که افراد، حداکثر تلاش خود را در امور به کار گرفته و دایما این مساله را به یکدیگر متذکر می‌شوند. بنابراین تقدیر خالصانه از این افراد، امری ضروری خواهد بود.
کارکنان به این علت بیشترین تلاش خود را به کار می‌گیرند که معیار قابلیت‌هایشان، خودشان می‌باشند. آنچه که در ادامه می‌خوانید، برخی از اقدامات مهمی است که می‌توانید برای ایجاد یک فرهنگ قدردانی به کار گیرید:
✅ به کارکنان اجازه دهید که اهدافشان را تعیین نمایند. به آنها تفهیم نمایید که دستیابی به این اهداف، چقدر می‌تواند برای گروه و شرکت، مفید باشد.
✅ از شرکت جستن آنها در کار گروهی قدردانی کنید. توانایی‌های افراد را در بازه‌ای فراتر از وظایف و پروژه‌های که به عهده دارند، بشناسید و بفهمید که قابلیت‌های هریک از این افراد، به چه نحوی می‌تواند در کار گروهی تاثیر گذار باشد. به آنان اجازه دهید که در مورد خود، با افتخار سخن بگویند.
✅ از کارمندان بخواهید که در مورد دیگر قابلیت‌های افراد، بیشتر بدانند و به آنها فرصت دهید که از یکدیگر بیاموزند. این فرصت را در گردهمایی‌های مختلف در اختیار آنان بگذارید تا موفقیت‌های خود را بیان نمایند.
✅ کارکنان را ترغیب کنید که از دیگران نیز قدردانی نمایند. می‌توانید برنامه‌ای غیر رسمی ترتیب دهید تا افراد بتوانند از طریق یک خبرنامه‌ی داخلی یا تابلوی اعلانات، افتخارات همکاران خود را به اطلاع عموم برسانند.
✅ ارزش کار افراد و تلاش آنان را در جهت مشارکت در کار گروهی، بالا ببرید. تصویری از مسیری را که شرکت در حال پیمودن است و این مساله که گروه چقدر در این امر سهیم است، برای کارکنان ترسیم نمایید.
✅ دایما موفقیت‌های حاصله توسط گروه را تحت نظر داشته باشید و اجازه دهید که طعم این موفقیت را بچشند. انگیزه‌هایی را برای تشویق بخش‌ها و گروه‌های مختلف طراحی کنید، به نحوی سعی کنید که هریک از کارکنان، به خاطر موفقیت‌هایی که برای گروه به ارمغان آورده است، قدردانی شود.
✅ از اعطای جوایزی که کارکنان را از یکدیگر تفکیک نماید، مثل تشویق‌هایی که برای بهترین کارمند فروش در نظر گرفته می‌شود، پرهیز نمایید. زیرا تنها یک نفر می‌تواند این جایزه را دریافت نماید و به همین علت، افراد کمتری برای حصول موفقیت تلاش خواهند کرد. این کار موجب بروز شکاف بین برنده‌های جایزه و دیگران می‌گردد.
✅ سعی کنید محیط کاری خود را طوری شکل دهید که دیگران برای شرکت در کار گروهی و موفقیت‌های حاصله از آن، تمایل نشان دهند، به نحوی که کارمندان، خود داوطلب شرکت در پروژه‌ها گردند.
برای اینکه به کارمندان و مسوولین کمک نمایید که در راستای اهداف مشترکی فعالیت نمایند، بخش‌های اصلی سازمان خود را در پروژه‌ها شرکت دهید. به عنوان مثال، اگر شرکت شما، خدمات خاصی به مشتریان ارایه می‌نماید، بخشی را به منظور ارزشیابی عملکرد این خدمات اختصاص دهید تا بازخوردهایی از این عملکردها در اختیار شما قرار دهند.
» وجهه‌ی شرکت
شرکت‌هایی که برنامه‌های قدردانی از پرسنل در آنها به کار گرفته می‌شود، به موفقیت تمام کارکنان و بخش‌های شرکت، افتخار می‌کنند. این شرکت‌ها، از توانایی‌های هریک از افراد برای نیل به اهداف مورد نظر شرکت، آگاه هستند و تفهیم این اهداف به کارکنان، از نقاط قوت آنها به شمار می‌آید.
قدردانی از افراد به این روش، می‌تواند تغییرات عمده‌ای در روش عملکرد آنها با یکدیگر و همچنین مشتریان ایجاد نماید.
برخی از روش‌هایی که می‌توانید برای قدردانی از کارکنان، به کار گیرید:
- ارایه‌ی مرخصی‌های تشویقی
- ارایه‌ی محصولات فرهنگی مانند فیلم و کتاب
- ارایه‌ی بلیط‌های افتخاری برای سینما، اماکن ورزشی و …
- ارایه‌ی لوازم التحریر مانند قلم، یادداشت و…
- برگزاری ضیافت نهار برای قدردانی از کارکنان
- شرکت در امور خیریه به نام آنان و به انتخاب آنان
- ارسال یادداشت و یا email تشکر آمیز، با ذکر کارهای مثبت آنان
- ایجاد یک خبرنامه داخلی برای قدردانی‌های انجام شده از افزاد و ذکر نقاط قوت آنان
- تهیه دوره‌های آموزشی طبق خواسته و انتخاب وی
و دیگر مواردی که گاهی در عین حال ممکن است ساده بنظر برسد ولی نمیتوان تاثیر آن را در قلب و روح افراد با هیچ معیاری سنجش کرد.
» ایجاد تحرک خود خواسته در کارکنان
ایجاد تحرک در هریک از کارکنان به معنی شکستن قوانین کلیشه‌ای اعطای جوایز است و در این روش، دیگر جوایزی برای فروش بالا و غیره وجود نخواهد داشت و در عوض، به محض اینکه متوجه شدید که کارمندی کارش را به خوبی انجام می‌دهد، او را مورد تشویق قرار می‌دهید. در ضمن، مهارت‌های ظریف شخصی را نیز در ارزیابی‌های خود بگنجانید.
در واقع آنچه که می‌توانیم موفق به انجام آن شویم، بیش از آن که به آنچه عملا می‌توانیم انجام دهیم مربوط باشد، به ذهنیت ما بر می‌گردد. فرض کنید اگر اعتقاد داشته باشید که نمی‌توانید به اهدافی که ظاهرا غیر ممکن است، دست یابید، شانس شما برای دست یابی به این هدف چقدر خواهد بود؟
مسلما بسیار کم، زیرا به طور ناخودآگاه می‌خواهید به خود ثابت کنید که حق با شماست. اغلب تنها چیزی که افراد برای حصول موفقیت لازم دارند، یک محرک مناسب و با انگیزه‌ای است که به این باور کمک نماید که می‌توانند به اهدافشان دست یابند. مدیران نیز می‌توانند همین انگیزه را ایجاد نمایند. در واقع، شاید این تنها نقش یک مدیر باشد که بتواند توانایی‌های دیگران را بهتر از خودشان تشخیص دهد.
به کارکنان خود، سطحی بالاتر از موفقیت را نشان دهید و به آنان کمک نمایید که توانایی‌های خود را باور نمایند. وقتی که فردی، موفق به انجام کاری گردد، سطح مورد قبول قابلیت‌های خود را افزایش خواهد داد.
